La semana previa a la fecha de una carrera es cuando la maquinaria completa del club ya se mueve para llegar en plenas condiciones al día elegido. Las semanas previas se han ido activando y engrasando poco a poco todos los engranajes, pero es en esta semana donde ya se mueven todos los implicados en la organización y van tomando posiciones.

Ya os conté hace unos días los pasos previos de la preparación de la carrera. En la primera entrada repasamos los permisos, junto con la preparación del mapa y los recorridos. Hoy os voy a traer los aspectos mas importantes que tienen lugar durante los días previos a la carrera.

Inscripciones

Las inscripciones es esa tarea que todo el mundo piensa que es muy sencilla y no tiene importancia. Si existe un sistema de inscripciones mas o menos automatizado todo se simplifica, pero la realidad humana siempre esta presente para complicarlo. El primer paso por supuesto es configurar todo el sistema para que las inscripciones estará abiertas el días programado. El proceso de inscripciones tiene una sencilla estructura que se suele mantener:

• Si el día que se abren las inscripciones esta anunciado, el primer día hay una avalancha de inscritos que depende del número de participantes y la demanda de la prueba.
• Hay un goteo pequeño pero sin pausa de inscritos durante los días posteriores.
• 2 días antes, cuando ya piensas que no va ir ni el tato. Empieza a crecer el número de inscritos ligeramente y te empiezas a animar.
• El último día, cumpliendo el mandato de dejar las cosas para el final, doblas las inscripciones recibidas hasta la fecha. Este es la noche donde el responsable que tenía todo muy organizado para tener todo listo se tiene que quedar hasta las 3 de la mañana a revisar inscripciones y responder correos.
• Por supuesto acabado el plazo de inscripciones, todavía llegan las de última hora. Algunos siempre llegan tarde otros dan escusas mas o menos inverosímiles. Me dolía mucho un pie y tenia al perro malo, ¿todavía estoy a tiempo de inscribirme en la carrera? Por supuesto incluso a pesar de todo esto algún corredor aparecerá el día de la carrera para correr sin estar inscrito previamente.

Cuando estan todas las inscripciones echas, cuadradas las licencias de todos los participantes y los recorridos para imprimir los mapas, es cuando llega el proceso mas complicado para el responsable de inscripciones. Hay que cuadrar los inscritos con los pagados. Esta es una tarea titánica a la que muchos han sucumbido. Reconozco que en las carreras de orientación esta generalizado el pago conjunto por club y los inscritos individuales son pocos simplificando mucho la cosa. Yo te voy a contar algunas de las cosas que me han pasado pero te animo a que dejes, alguna historia graciosa que te haya pasado, en los comentarios.

• El que se inscribe y no paga núnca ni da señales de vida. Si contactas con él te dice que no tiene intención de correr se apunto por si acaso. Se agradece que avises si no vas a participar.
• El que paga sin estar inscrito y te vuelves loco para saber quien es. En ocasiones aparece el día de la carrera para correr y hay que encajarle en algún sitio.
• El pago anónimo, es muy habitual. Como tu te tienes muy visto asumes que todo el mundo te conoce y sabrá quien eres. ¡Hay mas de 300 inscritos, gracias!
• Concepto «Carrera en Soto del Real», si claro organizamos una carrera en Soto, hay 300 inscritos, ¿tú quien eres?
• Pago desde la cuenta de tu mujer, amigo o conocido y no pone el nombre del inscrito. Se agradece alguna pista no conozco el parentesco de los 300 inscritos.
• Pago conjunto, un pago conjunto de varios corredores con, en el mejor de los casos, un único nombre . El resto del dinero, ¿es propina para el nosotros? ¡Gracias!

Por supuesto el día de la carrera todavía hay alguno sin pagar que hay que controlar y viene con un billete de 50 € para pagar 6€ esperando encontrar cambio como si fuera una sucursal del banco de España. Hasta aquí todo los calvarios del responsable de las inscripciones a la hora de organizar una carrera, pero no es el único que suda en estos días.

Colocar las balizas

Durante los días previos a la carrera, suele ser el día anterior o dos días antes. Se intenta aligerar trabajo para colocar las balizas. Por supuesto ya estan pre balizados todos los puntos y probados los recorridos. Para que el día de la carrera el trabajo de colocar las balizas sea mas rápido se intenta colocar parte el día anterior. Lo mas habitual es colocar las estacas dejando solo el globo y la base de SportIdent para el día de la carrera.

Es aconsejable que las estacas las coloque una persona diferente a la que realizo el pre-balizado, nos permite hacer una última revisión para que todos los puntos estén bien ubicados. Para hacer esta tarea con el tiempo adecuado es bueno realizarla un día antes. Permite repasar y verificar con exactitud todos los puntos y no con las prisas de que la salida sera en unos pocos minutos.

Los elementos a colocar dependen de la accesibilidad de los puntos y el tiempo que se va a tener el día siguiente para toda la operación. Las bases SportIdent nadie se suele arriesgar a ponerlas antes de tiempo, por miedo a que desaparezcan. El globo de la baliza es una cuestión de gustos. En zonas de muy fácil acceso y que vayan a tener mucho movimiento es recomendable limitarse a revisar el pre-balizado por si hubiera desaparecido y colocar todo por la mañana.

Si estas pensando organizar una carrera de orientación y estas buscando balizas puedes encontrar una lista de posibilidades en un articulo nuestro del blog.

Avituallamiento para la carrera

En esta semana previa es cuando se decide y compra los productos de los avituallamientos que habrá durante la carrera. Para poder cuantificar los avituallamientos correctamente, es necesario conocer el número de inscritos, por lo que hay que esperar a la finalización de las inscripciones. También es importante decidir cuantos avituallamientos habrá, solo en meta o alguno en carrera.

No voy a entrar a discutir sobre la idoneidad de los diferentes productos que se pueden encontrar en los avituallamientos, es un tema que podemos comentar en otra ocasión pero ya os anticipo que tiene opiniones para todos los gustos como los colores. Para poder cuantificar las cantidades hay que tener en cuenta 4 sencillos factores:

• El número de corredores
• La época del año y temperatura esperada
• Duración de la carrera
• Número de avituallamientos

Espero que te haya gustado esta nueva entrada sobre la organización de carreras, para la próxima entrada trataremos el día mas importante para todas las organizaciones el día de la carrera. Por supuesto si tienes alguna sugerencia o piensas que algo se me ha quedado en el tintero escribe un comentario.