Organizar una carrera de orientación, preparación previa

Descubre en un tono divertido todo el proceso para organizar una carrera de orientación, por supuesto es nuestro proceso. En esta entrada quiero hacer mi pequeño homenaje a todos los organizadores, arrancar alguna sonrisa y robaros algún comentario.

Esta entrada no pretende ser una guía de como organizar una carrera de orientación. Solo es el proceso que seguimos desde el club sotobosque para organizar la carrera celebrada recientemente. Lo único que pretendo con la entrada es, que todo aquel que nunca ha estado en una organización comprenda el trabajo que hay detrás para que todo salga bien. Es mi pequeño homenaje a todos los organizadores de carreras, sin ellos no podremos disfrutar de correr. Aunque el objetivo era escribir una entrada, la cosa se ha ido complicando y ha terminado siendo una serie.

Planificación

Sesión de balizamientoLa organización de una carrera por lo general siempre se fragua cuando acaba otra, delante de una importante comida para celebrar lo bien que ha salido y lo contentos que se han ido todos los participantes. En estos casos siempre hay dos actores:

  • El cansado, este organizador dice que es la última carrera, el año que viene no participo en la carrera. Siempre se equivoca y vuelve a estar pringado al año que viene.
  • El eufórico, con el éxito de la carrera esta dispuesto a organizar otra el mes que viene. No puede esperar un año o varios meses para la próxima carrera.

Al final en todo club que se precie las cosas se llevan al punto medio y en los postres ya se esta pensando y planificando la siguiente edición de la carrera. Se empiezan a pensar fechas y lugares para la siguiente.

Permisos y tramites

El tema de los permisos y tramites necesita un apartado aparte, una prueba mental completa la maratón es un juego de niños comparado con esto. Seguro que alguna vez has ido a una administración publica con un solicitud, la dejas en una ventanilla y a esperar. Siempre he pensado que por la noche los papeles andan por los pasillos de mesa en mesa hasta que llegan al funcionario de turno, por el tiempo que tardan en dar una respuesta. Los pasos que siguen tus permisos de turno:

  • Presentas tu solicitud de permisos con meses de antelación para que este año no te pille el toro y tengas la incertidumbre hasta el último día, al final te darás cuenta que esto no vale de mucho.
  • Si tienes suerte solo presentas una, es posible que tengas que presentar varias solicitudes en ayuntamientos y organismos varios, con las cuales pasarás el mismo calvario para cada uno.
  • Esperas varios meses o semanas a recibir una respuesta, este tiempo depende de la antelación con la que presentaste la solicitud.
  • Cuando quedan entre un mes y dos meses, no has recibido respuesta. Empiezas a impacientarte y decides preguntar por tu solicitud al no tener ningún tipo de noticia.
  • Si es una administración pequeña y tienes suerte a tu interlocutor le suena de algo tu solicitud. Si no es el caso tendrás que llamar varias veces hasta conseguir que alguien encuentre tu solicitud.
  • El tiempo sigue pasando y queda alrededor de un mes para la carrera y todavía no tienes tus permisos. El funcionario te dice que todavía no esta aprobada porque no se han reunido, falta la aprobación de alguien o te falta un papel, que ya te faltaba hace 5 meses pero nadie te aviso.
  • Presentas mas documentación y llamadas hasta al portero del edificio para ver si alguien te puede ayudar con tu solicitud. Solo quieres organizar una carrera para 300 personas no una macro-fiesta de noche vieja col alcohol y espectáculo para adultos.
  • Cuando quedan 10 días y estas pensando suspender la prueba por falta de permisos. Consigues con mucho insistir y superando muchas trabas la firma para organizar la carrera donde y cuando quieres. Cuando vas a recoger los papeles alguien te dice; “Que justos, siempre esperáis al último momento”, es entonces cuando te dan ganas de echarle las manos al cuello pero coges tus permisos y te vas.

Superado uno de los puntos mas complicados acechan los nubarrones, te quedan menos de dos semanas y hay mucho trabajo por realizar. Empiezan los nervios y las carreras para toda la organización.

Preparación del mapa

DSCF0408El elemento imprescindible para todas carrera de orientación es el mapa de orientación. Si hay suerte el mapa se ha utilizado hace poco y no hay que realizar mucha revisión. Si el mapa es nuevo el cartógrafo y habrá dado sus paseos por el campo revisando todos los detalles, pero es muy probable que el trazador ya le haya acompañado, por supuesto si tenemos presupuesto para cartógrafo y no le ha tocado a los miembros del club patear el campo para representar todos los detalles.

Todo empieza por sentarse delante de mapa y ordenador para planificar y trazar la carrera. Se empiezan a pensar y planificar los diferentes recorridos en función de las categorías, se buscan elementos balizables y se intenta cuadrar distancia, tiempo y tipo de carrera para que todo quede perfecto.

Una vez representadas las balizas sobre el mapa llega el momento de ir a dar la primera revisión en el campo. Se recorren cada uno de los puntos de control para comprobar que los zonas con balizas son correctos y no necesitan una revisión del mapa. Con la primera  revisión siempre hay que volver al gabinete a corregir los errores detectados en el mapa y de paso cambiar alguna baliza. Rara es la carrera que no hay que cambiar alguna baliza de la primera revisión.

Una vez revisadas todos los puntos que se van a utilizar en la carrera, llega el momento de prebalizar con cintas todos los puntos. Este proceso no es sencillo y tiene que ser realizado por personas con un cierto manejo de la orientación, incluso el propio trazador. Es muy importante que la posición de los puntos en el mapa y en el campo sea muy precisa y no haya errores. Incluso si hay tiempo y gente suficiente es recomendable que tras prebalizar se realice una revisión por una segunda persona todos los puntos.

Hasta aquí todo lo la etapa de preparación para la organización de una carrera de orientación. Para la próxima entrada te traemos todo lo necesario para los días de la carrera. Espero que te haya gustado y disfrutes de esta serie de entradas sobre la organización de las carreras de orientación. Si necesitas para organizar una carrera puedes descubrir balizas de orientación en nuestra entrada. ¿Cuantas carreras de orientación has organizado? Deja tu comentario y cuentanos tu experiencia. Nos puedes dejar sugerencias para la próxima entrada.






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